Capítulo primero. Datos generales de FORMFIT como responsable del tratamiento
- Razón social: FORMFIT DE COLOMBIA S.A.
- NIT: 860.006.644-0.
- Domicilio y dirección: Avenida Américas No. 40-16, Bogotá D.C., Colombia.
- Teléfono / PBX: 601 3002710.
- Correo electrónico: online@formfit.com.co
- Página web: www.formfit.com.co
En adelante, FORMFIT DE COLOMBIA S.A. se denominará FORMFIT o la Compañía.
Capítulo segundo. Marco legal y alcance
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales se adopta en cumplimiento del artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, compilado en el Decreto 1074 de 2015, y las demás disposiciones que los modifiquen, adicionen, complementen o sustituyan.
Esta política establece los lineamientos bajo los cuales FORMFIT recolecta, almacena, usa, circula, transmite, transfiere, actualiza y suprime datos personales, así como los mecanismos dispuestos para garantizar el ejercicio de los derechos de sus titulares.
Aplica al tratamiento de datos personales que realice FORMFIT en calidad de responsable del tratamiento y, cuando corresponda, en calidad de encargado del tratamiento.
Comprende los datos personales de clientes, usuarios de la página web, proveedores, contratistas, candidatos a procesos de selección, trabajadores, accionistas, socios, agentes comerciales, asesores y demás personas naturales que tengan o hayan tenido una relación comercial, contractual, laboral o jurídica con la Compañía.
La política será aplicable a las bases de datos físicas y digitales administradas por FORMFIT, de conformidad con la legislación vigente.
Capítulo tercero. Definiciones
Para efectos de esta política, se adoptan las siguientes definiciones:
AUTORIZACIÓN: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales, cuando sea legalmente exigible.
AVISO DE PRIVACIDAD: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable del tratamiento, dirigida al titular, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información, la forma de acceder a ellas y las finalidades del tratamiento de sus datos personales.
BASE DE DATOS: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
CAUSAHABIENTE: Persona que ha sucedido a otra en sus derechos por causa del fallecimiento de esta, de acuerdo con la ley.
DATO PERSONAL: Información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural
determinada o determinable.
DATO PÚBLICO: Dato que, conforme a la ley, no sea semiprivado, privado o sensible. Pueden ser públicos, entre otros, determinados datos relativos al estado civil, la profesión u oficio y la calidad de comerciante o servidor público, de acuerdo con las disposiciones aplicables.
DATO PRIVADO: Dato que, por su naturaleza íntima o reservada, solo es relevante para su titular.
DATO SEMIPRIVADO: Dato que no tiene naturaleza íntima, reservada ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solamente a su titular, sino también a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general.
DATO SENSIBLE: Dato que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como aquellos que revelan el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos u organizaciones sociales, los datos relativos a la salud, la vida sexual y los datos biométricos.
DATOS INDISPENSABLES: Datos personales necesarios para cumplir las finalidades legítimas y específicas del tratamiento, de acuerdo con la relación existente y la normativa aplicable.
DATOS OPCIONALES: Datos que pueden solicitarse para finalidades adicionales, como actividades de mercadeo, encuestas o estudios de mercado, cuyo suministro no será obligatorio cuando no exista una exigencia legal o contractual que lo justifique.
ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
HÁBEAS DATA: Derecho que permite a las personas conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ellas en bases de datos y archivos, de acuerdo con la Constitución y la ley.
RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos personales.
TITULAR: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
TRATAMIENTO: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, como la recolección, almacenamiento, uso, circulación, transmisión, transferencia, actualización o supresión.
TRANSFERENCIA: Operación mediante la cual el responsable o encargado ubicado en
Colombia envía datos personales a un receptor que actúa como responsable del tratamiento, dentro o fuera del país.
TRANSMISIÓN: Tratamiento de datos personales que implica su comunicación dentro o fuera del territorio colombiano cuando tiene por objeto la realización de un tratamiento por cuenta del responsable.
SUPRESIÓN: Eliminación de los datos personales de las bases de datos, cuando sea procedente conforme a la ley y a las finalidades y obligaciones de conservación aplicables.
Capítulo cuarto. Principios para el tratamiento de datos personales
FORMFIT tratará los datos personales conforme a los principios establecidos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012:
1. Principio de legalidad: El tratamiento de datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a la Constitución, la Ley 1581 de 2012 y las demás disposiciones que la desarrollen.
2. Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual deberá ser informada al titular cuando corresponda.
3. Principio de libertad: El tratamiento solo podrá ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular, cuando sea exigible, o con fundamento en una excepción legal aplicable.
4. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento deberá ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
5. Principio de transparencia: Se garantizará al titular el derecho a obtener información acerca de la existencia de datos personales que le conciernan y sobre su tratamiento, en los términos establecidos por la ley.
6. Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento estará sujeto a los límites derivados de la naturaleza de los datos, la Constitución y la ley. Los datos personales que no sean públicos solo podrán ser tratados por personas autorizadas o en los casos legalmente permitidos.
7. Principio de seguridad: La información será protegida mediante medidas técnicas, humanas y administrativas razonables y apropiadas para evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
8. Principio de confidencialidad: Las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan naturaleza pública deberán garantizar la reserva de la información, incluso después de finalizada su relación con las actividades de tratamiento, salvo las excepciones legales aplicables.
Capítulo quinto. Datos personales que recolecta FORMFIT
FORMFIT podrá recolectar y tratar las siguientes categorías de datos personales, según la relación existente con el titular y las finalidades correspondientes:
1. Datos de identificación y contacto: Nombre y apellidos, tipo y número de documento de identificación, dirección, ciudad, teléfono y correo electrónico.
2. Datos relacionados con compras y transacciones: Productos adquiridos, tallas, valores, medios de pago utilizados, facturas, historial de pedidos y solicitudes de cambio, garantía, retracto, reversión de pago y demás solicitudes relacionadas con la compra.
3. Datos de navegación: Dirección IP, tipo de dispositivo, páginas visitadas, información sobre la interacción con el sitio web y cookies, conforme a lo establecido en el capítulo correspondiente.
4. Datos de proveedores y contratistas: Información de identificación, contacto,
representación, facturación, pagos y demás datos necesarios para la selección, contratación, ejecución y administración de la relación comercial.
5. Datos de candidatos y trabajadores: Información de identificación, contacto, formación, experiencia, información contractual, nómina, seguridad social y demás datos necesarios para los procesos de selección y la administración de la relación laboral, de acuerdo con la ley.
6. Datos de accionistas, socios, agentes comerciales y asesores: Los datos necesarios para gestionar las relaciones societarias, comerciales, contractuales y legales correspondientes. FORMFIT limitará la recolección a los datos pertinentes y necesarios para las finalidades informadas, de acuerdo con la normativa aplicable.
Información sobre tarjetas de pago: Los datos de las tarjetas (número y código de seguridad) se escriben en campos de Mercado Pago y van directamente a esta plataforma de pagos. FORMFIT no recibe ni almacena el número de la tarjeta ni su código de seguridad.
Capítulo sexto. Finalidades del tratamiento
FORMFIT tratará los datos personales de acuerdo con la relación que mantenga con cada titular y las finalidades que se indican a continuación.
6.1. Clientes y usuarios de la página web
Para gestionar la relación de consumo, FORMFIT podrá tratar los datos personales con las siguientes finalidades:
- Procesar, facturar, despachar y entregar pedidos.
- Gestionar pagos y realizar actividades de prevención y detección del fraude.
- Atender solicitudes de cambios, garantías, retractos, reversiones de pago, peticiones, quejas y reclamos.
- Enviar comunicaciones relacionadas con el estado de los pedidos y la prestación del servicio.
- Cumplir obligaciones legales, contables y tributarias.
- Atender requerimientos de autoridades competentes.
- Gestionar la atención al cliente y mantener los registros necesarios para la administración de las transacciones.
Para las siguientes finalidades, FORMFIT solicitará la autorización correspondiente cuando sea legalmente exigible:
- Enviar información comercial, promociones, ofertas y novedades por correo electrónico, SMS, WhatsApp o llamadas telefónicas.
- Realizar encuestas de satisfacción y estudios de mercado.
- Analizar hábitos y preferencias de compra para ofrecer productos, contenidos y publicidad acordes con los intereses de los usuarios.
- Desarrollar campañas de mercadeo y actividades comerciales adicionales.
La autorización para recibir información comercial se solicitará de forma separada y no será una condición para comprar. El titular podrá retirar dicha autorización por los canales habilitados, sin perjuicio de la licitud del tratamiento realizado previamente.
6.2. Proveedores y contratistas
Los datos personales podrán tratarse para:
- Gestionar procesos de selección y vinculación de proveedores.
- Celebrar, ejecutar y administrar contratos.
- Tramitar pagos, facturas y obligaciones comerciales.
- Verificar información necesaria para la relación contractual.
- Cumplir obligaciones legales, contables, tributarias y administrativas.
- Atender requerimientos de autoridades competentes.
6.3. Candidatos y trabajadores
Los datos personales podrán tratarse para:
- Adelantar procesos de selección y evaluación de candidatos.
- Verificar información relacionada con la formación y experiencia, cuando sea pertinente y legalmente procedente.
- Administrar la relación laboral y contractual.
- Gestionar nómina, prestaciones, seguridad social, beneficios y obligaciones laborales.
- Cumplir las obligaciones legales del empleador.
- Gestionar asuntos de seguridad y salud en el trabajo, cuando corresponda y con las garantías especiales aplicables a los datos sensibles.
- Atender requerimientos de autoridades y conservar los soportes exigidos por la ley.
6.4. Accionistas, socios, agentes comerciales y asesores
FORMFIT podrá tratar sus datos para administrar las relaciones societarias, comerciales y contractuales, gestionar comunicaciones, cumplir obligaciones legales y atender
requerimientos de autoridades.
6.5. Cumplimiento de obligaciones legales
En todos los casos, los datos podrán tratarse para cumplir obligaciones legales o contractuales, ejercer derechos, atender requerimientos de autoridades y proteger los intereses legítimos de la Compañía y de terceros, siempre dentro de los límites establecidos por la ley.
Capítulo séptimo. Autorización del titular para el tratamiento de datos personales
FORMFIT solicitará la autorización previa, expresa e informada del titular antes de recolectar y tratar sus datos personales, cuando dicha autorización sea legalmente exigible. Al momento de obtenerla, informará las finalidades específicas del tratamiento, los derechos que asisten al titular y los canales habilitados para ejercerlos. La Compañía conservará prueba de las autorizaciones otorgadas por los medios que utilice.
La autorización podrá obtenerse, según corresponda, mediante:
- Casillas de aceptación en los formularios de registro y compra de la página web.
- Confirmaciones por escrito o por WhatsApp.
- Formularios físicos utilizados en las tiendas o en otros procesos de la Compañía.
- Otros mecanismos que permitan obtener y conservar evidencia del consentimiento, conforme a la normativa aplicable.
La autorización para recibir información comercial se solicitará de manera separada y no será condición para adquirir productos o servicios.
No será necesaria la autorización cuando el tratamiento se encuentre comprendido en una excepción legal aplicable, como alguno de los supuestos previstos en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012. La aplicación de estas excepciones deberá verificarse en cada caso y no se entenderá que cualquier dato disponible públicamente puede tratarse sin restricciones. La autorización no elimina los deberes de información, seguridad, confidencialidad y respeto por los demás principios de protección de datos.
Capítulo octavo. Tratamiento de datos sensibles
FORMFIT no solicita datos sensibles a sus clientes como parte ordinaria del proceso de compra. Cuando, por una finalidad legítima, sea necesario tratar datos sensibles, la Compañía informará al titular cuáles datos se tratarán, la finalidad del tratamiento y el carácter facultativo de su suministro. Asimismo, solicitará autorización explícita cuando sea exigible y adoptará las medidas de protección correspondientes.
Ninguna actividad se condicionará a que el titular suministre datos sensibles cuando la ley prohíba dicha condición.
El tratamiento de datos sensibles en procesos laborales, de seguridad y salud en el trabajo o en otros contextos deberá ajustarse a las excepciones y garantías especiales previstas en la normativa aplicable.
Capítulo noveno. Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes
Los canales de venta de FORMFIT están dirigidos a personas mayores de edad. La Compañía no busca recolectar deliberadamente datos personales de niños, niñas y adolescentes en el desarrollo ordinario de sus actividades comerciales.
Cuando, de manera excepcional, sea necesario tratar datos personales de menores de edad, se respetarán su interés superior y sus derechos fundamentales. El tratamiento deberá cumplir las condiciones legales aplicables, incluida la autorización del representante legal cuando corresponda y la consideración de la opinión del menor de acuerdo con su madurez, autonomía y capacidad para comprender el asunto.
Si FORMFIT identifica que ha recolectado datos de un menor sin contar con las condiciones legalmente necesarias, evaluará la situación y adoptará las medidas correctivas pertinentes.
Capítulo décimo. Derechos de los titulares
De conformidad con la Ley 1581 de 2012, los titulares de datos personales tienen derecho a:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada, cuando sea exigible.
- Ser informados, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos.
- Presentar consultas y reclamos relacionados con el tratamiento de sus datos personales.
- Solicitar la revocatoria de la autorización o la supresión de sus datos, cuando proceda legalmente.
- Acceder de forma gratuita a sus datos personales objeto de tratamiento.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante FORMFIT.
- Abstenerse de responder preguntas sobre datos sensibles o sobre datos de niños, niñas y adolescentes, en los términos de la ley.
Los derechos podrán ejercerse por el titular, sus causahabientes, su representante o apoderado debidamente acreditado y las demás personas legitimadas conforme a la
normativa aplicable.
Capítulo décimo primero. Área responsable y canales de atención
FORMFIT designará un área o una persona responsable de atender las consultas, peticiones y reclamos relacionados con la protección de datos personales y el ejercicio de los derechos de los titulares.
Los canales de atención serán los siguientes:
- Área o persona responsable: Leonardo Villareal – Jefe Sistemas
- Correo electrónico: online@formfit.com.co
- Dirección física: Avenida Américas No. 40-16, Bogotá D.C., Colombia.
- Teléfono / PBX: 601 3002710
Los titulares podrán utilizar estos canales para ejercer sus derechos y presentar las solicitudes previstas en esta política.
La Compañía deberá mantener actualizada la información de contacto y garantizar que las solicitudes sean recibidas y tramitadas por el área competente.
Capítulo décimo segundo. Procedimiento para el ejercicio de los derechos
12.1. Consultas
Los titulares o las personas legitimadas podrán consultar los datos personales que reposen en las bases de datos de FORMFIT.
La solicitud deberá permitir identificar al titular y precisar la información que desea consultar. Cuando sea necesario, la Compañía podrá solicitar información razonable para verificar la identidad del solicitante o su legitimación.
Las consultas serán atendidas en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de su recepción.
Cuando no sea posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado el motivo de la demora y la fecha en que será atendida, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
12.2. Reclamos
Los titulares podrán presentar reclamos cuando consideren que sus datos deben ser corregidos, actualizados o suprimidos, o cuando adviertan un presunto incumplimiento de las obligaciones legales en materia de protección de datos personales.
El reclamo deberá contener, como mínimo:
- Nombre completo e identificación del titular.
- Descripción clara de los hechos que dan lugar al reclamo.
- Dirección física o electrónica para recibir respuesta.
- Documentos que el solicitante desee hacer valer, cuando corresponda.
El procedimiento será el siguiente:
1. Si el reclamo está incompleto, FORMFIT requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Si transcurren dos (2) meses desde el requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo, conforme a la ley.
2. Una vez recibido un reclamo completo, se incluirá en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite» dentro del término legal de dos (2) días hábiles. Esta leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.
3. El reclamo será atendido en un plazo máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a su recepción. Cuando no sea posible resolverlo dentro de ese término, se informará al interesado el motivo de la demora y la fecha de respuesta, que no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo. Cuando el reclamo se presente ante un encargado del tratamiento, este lo trasladará al responsable correspondiente en los términos previstos por la normativa aplicable.
12.3. Quejas ante la autoridad de protección de datos
El titular podrá presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante FORMFIT, conforme a las disposiciones aplicables.
Capítulo décimo tercero. Revocatoria de la autorización y supresión de los datos
El titular podrá solicitar la revocatoria de la autorización o la supresión de sus datos personales a través de los canales indicados en el capítulo décimo primero, cuando resulte legalmente procedente.
La solicitud será evaluada y atendida conforme a los procedimientos y plazos previstos en la ley. La revocatoria o supresión podrá ser total o parcial, según las finalidades afectadas y las condiciones del tratamiento.
La supresión no procederá cuando exista un deber legal o contractual de conservar los datos, cuando su tratamiento sea necesario para cumplir una obligación legal o cuando concurra otra excepción prevista en la normativa aplicable.
Por ejemplo, determinados documentos contables, tributarios, laborales o soportes de transacciones deberán conservarse durante los plazos legales correspondientes.
Para dejar de recibir comunicaciones comerciales, el titular podrá utilizar los mecanismos de cancelación incluidos en los mensajes o presentar una solicitud por los canales habilitados. La solicitud no afectará las comunicaciones estrictamente necesarias para ejecutar una compra o cumplir obligaciones legales, cuando estas sean procedentes.
Capítulo décimo cuarto. Encargados, transmisión y transferencia de datos personales
Para desarrollar sus actividades, FORMFIT podrá compartir datos personales con proveedores y terceros que presten servicios relacionados con la operación comercial, la administración de sistemas, el procesamiento de pagos, la entrega de pedidos, las comunicaciones y el análisis del uso de la página web.
Cuando estos terceros traten los datos por cuenta y bajo las instrucciones de FORMFIT, tendrán la calidad de encargados del tratamiento y deberán cumplir las obligaciones legales y contractuales correspondientes.
Los proveedores identificados a la fecha, sujetos a verificación interna, son los siguientes:
| Tipo de servicio | Finalidad | Proveedor informado |
|---|---|---|
| Plataforma de comercio electrónico y alojamiento web | Operar la tienda en línea y alojar la información | Dongee |
| Pasarela de pagos | Procesar pagos y apoyar la prevención del fraude | Mercado Pago y Addi |
| Transporte y recogida de pedidos | Entregar y recoger pedidos | TCC |
| Mensajería y comunicaciones | Enviar notificaciones de pedidos y, cuando exista autorización, información comercial | Zoho (avisos de pedidos por correo) y Omnisend (correos de promociones, cuando se conecte) |
| Analítica y publicidad digital | Medir el uso de la página y gestionar publicidad | Google Analytics, servicios de Meta y Microsoft Clarity |
| Desarrollo de la tienda en línea | Construir la tienda en línea; por ello tiene acceso a los pedidos y a los datos de los clientes | Pinoblanco Creativo |
La inclusión de un proveedor en esta tabla no sustituye la verificación de su función efectiva, las condiciones de tratamiento ni las obligaciones contractuales correspondientes. FORMFIT establecerá con los encargados los contratos, cláusulas de transmisión y demás instrumentos que resulten exigibles para regular el tratamiento, limitar el uso de los datos a las finalidades autorizadas, proteger la información y garantizar la confidencialidad. Cuando se realicen transmisiones internacionales de datos personales, FORMFIT verificará el cumplimiento de las condiciones legales aplicables a dichas operaciones.
Cuando se realicen transferencias internacionales a otros responsables del tratamiento, la Compañía verificará las condiciones y excepciones previstas en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 y las demás disposiciones aplicables.
FORMFIT no vende los datos personales de los titulares.
Capítulo décimo quinto. Cookies y tecnologías similares
La página web de FORMFIT puede utilizar cookies y tecnologías similares para facilitar la navegación, mejorar el funcionamiento del sitio y, cuando corresponda, realizar actividades de analítica y publicidad.
Las cookies podrán tener las siguientes finalidades:
1. Cookies necesarias: Permiten funciones esenciales como la navegación, el mantenimiento del carrito de compras y la finalización de transacciones.
2. Cookies de analítica: Permiten medir y comprender el uso de la página web para evaluar su funcionamiento y mejorar la experiencia del usuario.
3. Cookies de publicidad: Pueden utilizarse para gestionar campañas publicitarias y mostrar anuncios relacionados con los intereses del usuario.
Cuando corresponda, la página web ofrecerá mecanismos para aceptar o rechazar las cookies que no sean necesarias. Los usuarios también podrán gestionar las cookies desde la configuración de su navegador, teniendo en cuenta que desactivarlas puede afectar algunas funciones del sitio.
FORMFIT deberá verificar que las cookies, herramientas de analítica y tecnologías publicitarias efectivamente utilizadas correspondan a las finalidades informadas y que su funcionamiento cumpla las obligaciones de información, autorización y demás requisitos legales aplicables.
Capítulo décimo sexto. Seguridad de la información y confidencialidad
FORMFIT adoptará medidas técnicas, humanas, administrativas y organizativas razonables y apropiadas para proteger los datos personales contra su adulteración, pérdida, destrucción, consulta, uso, divulgación o acceso no autorizado o fraudulento.
Estas medidas podrán incluir, según los riesgos y las características de cada tratamiento:
- Controles de acceso a sistemas y bases de datos.
- Gestión de permisos de usuarios.
- Protección de las comunicaciones de la página web mediante mecanismos de cifrado, cuando corresponda.
- Acuerdos y obligaciones de confidencialidad con trabajadores y encargados.
- Procedimientos de gestión de incidentes de seguridad.
- Medidas de respaldo, recuperación y protección de la información.
- Evaluación de riesgos y revisión de los controles implementados.
Las medidas se ajustarán a la naturaleza de los datos, los riesgos del tratamiento, las obligaciones legales y las capacidades de la Compañía. Su implementación efectiva deberá verificarse internamente.
16.1. Confidencialidad
FORMFIT y las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales deberán mantener la reserva de la información que conozcan en desarrollo de sus funciones, incluso después de finalizada la relación laboral, contractual o comercial, sin perjuicio de las excepciones legales aplicables.
La Compañía incorporará obligaciones de confidencialidad y protección de datos en las relaciones contractuales que lo requieran.
16.2. Deberes de los encargados del tratamiento
Cuando FORMFIT actúe como encargado del tratamiento, cumplirá los deberes que le
correspondan conforme a la ley. Asimismo, procurará que los encargados que contrate cumplan las obligaciones aplicables, entre ellas:
a) Garantizar el ejercicio efectivo del derecho de hábeas data por parte de los titulares. b) Conservar la información bajo condiciones de seguridad adecuadas para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos cuando corresponda.
d) Actualizar la información reportada por el responsable dentro de los términos legales aplicables.
e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares conforme a la normativa vigente.
f) Adoptar procedimientos internos para el cumplimiento de las obligaciones de protección de datos y la atención de consultas y reclamos, cuando corresponda.
g) Registrar la leyenda «reclamo en trámite» cuando proceda legalmente.
h) Incorporar la leyenda «información en discusión judicial» cuando se cumplan las condiciones legales correspondientes.
i) Abstenerse de circular información controvertida cuando exista una orden legal de bloqueo o una restricción aplicable.
j) Permitir el acceso a los datos únicamente a las personas autorizadas.
k) Informar al responsable sobre los incidentes de seguridad y colaborar con las
comunicaciones o reportes exigidos por la normativa aplicable.
l) Cumplir las instrucciones y requerimientos de la Superintendencia de Industria y Comercio y de las demás autoridades competentes.
Los deberes concretos de cada encargado dependerán de su función y de las obligaciones que le sean aplicables según la ley y los acuerdos celebrados.
16.3. Incidentes de seguridad
Cuando ocurra un incidente que comprometa o pueda comprometer la seguridad de los datos personales, FORMFIT evaluará su alcance y adoptará las medidas necesarias para contenerlo, reducir sus efectos y evitar su repetición.
La Compañía efectuará los reportes y comunicaciones a la Superintendencia de Industria y Comercio, a los titulares o a otras autoridades cuando sean exigibles, de acuerdo con los plazos y procedimientos aplicables.
Capítulo décimo séptimo. Conservación y eliminación de los datos personales
FORMFIT conservará los datos personales durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades informadas, atender obligaciones legales o contractuales y ejercer los derechos que correspondan.
La conservación tendrá en cuenta, entre otros, los plazos exigidos por las normas contables, tributarias, comerciales y laborales, así como las necesidades legítimas de atención de reclamaciones y defensa de derechos.
Cuando los datos dejen de ser necesarios y no exista una obligación legal o contractual que exija su conservación, FORMFIT procederá a su supresión o anonimización, según corresponda y de acuerdo con los procedimientos internos aplicables.
La conservación no se extenderá indefinidamente sin una finalidad legítima o un fundamento legal que la justifique.
Capítulo décimo octavo. Vigencia y actualización de la política
La presente política regirá a partir del 29 de octubre de 2026, y reemplazará las versiones anteriores.
FORMFIT podrá actualizar esta política cuando resulte necesario por cambios normativos, operativos, tecnológicos o administrativos.
Los cambios sustanciales, especialmente aquellos relacionados con la identificación del responsable o con las finalidades del tratamiento, serán comunicados a los titulares antes de su aplicación, a través de la página web, correo electrónico u otros medios apropiados. Cuando el cambio de las finalidades requiera una nueva autorización, esta será solicitada antes de realizar el tratamiento correspondiente.
La versión vigente de esta política estará disponible para consulta de los titulares a través de los canales de información de FORMFIT.
Octavio Augusto Villa Niño
Representante legal:
FORMFIT DE COLOMBIA S.A.
Anexo. Modelo de autorización para el tratamiento de datos personales
FORMFIT DE COLOMBIA S.A. NIT: 860.006.644-0.
En cumplimiento del artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, compilado en el Decreto 1074 de 2015, y las demás normas aplicables, FORMFIT DE COLOMBIA S.A. solicita la autorización para el tratamiento de los datos personales que sean necesarios para las finalidades informadas al titular.
1. Identificación del titular
Nombre completo: ____________________
Tipo y número de identificación: ____________________
Correo electrónico: ____________________
Teléfono: ____________________
Relación con FORMFIT:
- Cliente o usuario.
- Proveedor o contratista.
- Candidato a proceso de selección.
- Trabajador.
- Accionista, socio, agente comercial o asesor.
- Otra: ____________________
2. Autorización para finalidades necesarias
Declaro que he sido informado sobre la Política de Tratamiento de Datos Personales de FORMFIT DE COLOMBIA S.A., las finalidades aplicables a mi relación con la Compañía y los derechos que me asisten como titular.
Autorizo el tratamiento de mis datos personales para las finalidades que correspondan a la relación comercial, contractual, laboral o jurídica que mantenga con FORMFIT, conforme a la política y a la normativa aplicable.
3. Autorización opcional para información comercial
Autorizo a FORMFIT DE COLOMBIA S.A. para enviarme información comercial, promociones, ofertas y novedades por los siguientes medios:
- Sí autorizo.
- No autorizo.
Esta autorización es opcional y no constituye una condición para adquirir productos o servicios. Podré retirarla a través de los canales habilitados por la Compañía.
4. Derechos del titular
Declaro conocer que puedo solicitar el acceso, actualización y rectificación de mis datos personales, pedir prueba de la autorización cuando sea exigible, conocer el uso dado a mis datos y solicitar la revocatoria o supresión cuando proceda legalmente.
También podré presentar consultas y reclamos a través de los canales informados en la Política de Tratamiento de Datos Personales de FORMFIT y acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio una vez agotado el trámite correspondiente.
5. Canales de atención
Correo electrónico: online@formfit.com.co
Dirección: Avenida Américas No. 40-16, Bogotá D.C., Colombia.
Teléfono: 601 3002710
Declaro que la información suministrada es veraz y que he tenido acceso a la información sobre el tratamiento de mis datos personales.
Firma del titular: ____________________
Nombre: ____________________
Identificación: ____________________
Fecha: ____________________